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Friday, September 20, 2019
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第 一 章 雲端 ERP‧基本資料(一)‧對象篇

客戶、廠商、員工

章節目錄:

  • 第一節:客戶代碼表操作
  • 第二節:廠商代碼表操作
  • 第三節:員工代碼表操作

本章前言:

  • 本章是做為雲端 ERP 基礎操作講解的較為詳盡的重要章節,其它章節將依簡要原則不再多餘貲述此基礎操作與特性說明
     
  • 請讀者仔細閱讀本章,充份瞭解雲端 ERP 基礎中的「新增」、「修改」、「刪除」、「查詢」、「展開」等各功能是如何去操作與實施,它將貫穿 ERP 整體脈絡至各面向上,學會本章中的基礎操作後,你即可完全理解其它各章節中的指引與說明。

功能用途:

  • 本章旨在說明 ERP 管理下的「客戶」、「廠商」、「員工」這三個經常出現的交易對象或經手人,用圖解方式去說明如何去建立其基本代碼表,並闡述其重要的相關欄位意義。

重要觀念:(基本代碼)

  • 雲端 ERP 操作系統延續傳統有效適用於營業管理使用的關連式資料庫精神,必須先為每一個交易對象的「客戶」和「廠商」建立起唯一的編號(編碼在本系統叫做「代碼」),這樣才能操作於後續的單據作業中,基本代碼的用意是為了統一交易對象,使其唯一不變且通行於全套流程中;由英文與數字組合的代碼是最適合操作的,例如在報價單頭中只需打入A001這個客戶代碼,就可自動帶出其公司名稱、地址、電話、聯絡人等相關欄位,如此將可大量減少在單據中重覆性的輸入煩雜的欄位,並且只要使用相同的代碼就可查找出與其有關的各類資訊,例如A001的請款對帳單、出貨統計表等。

延伸觀念:(編碼原則)

  • 基本代碼使用一套適當的「編碼原則」是必須的,例如客戶代碼的編碼原則可用A001至A999代表是北區客戶,B001至B999代表是中區客戶,如此從代碼的第一個字頭上就可立即研判出此客戶的地理位置是處於那一地區,並且若要查找本月份北區所有客戶的出貨統計金額表,只需在報表範圍中指定客戶代碼從A000至A999即可快速有效的過濾統計出來;以上只是一個舉例,詳細的編碼原則必須依據企業用戶自身的需求另行編定。

第一節:客戶代碼表操作

進入方式:主功能「基本資料」→次功能「客戶」

畫面指引

  • 左側窗格:表列分頁方式呈現所有已建檔的客戶資料表。
  • 右側窗格:表單方式操作某單一筆客戶資料的相關欄位。

◆ 重要欄位:

  • 「啟用狀態」必須勾選為「啟用」後,該筆客戶代碼才能在各單據的開單時機被引用。
  • 「業務歸屬」可將該客戶納入某業務員的業積表中。
  • 「分類代碼」可限定那些操作用戶可以查看與此客戶有關連的各式資料。
  • 「價位級別」有A、B、C、D、E五種,分別對應到商品料號表中的五種價格欄位。
  • 「信用額度」可禁止或警示已超出應收帳款的出貨單據操作。
  • 「結帳日期」將自動計算出貨單據中的結帳月份欄位。
  • 「單據碼別」將影響單據印出的字體,例如繁體字或簡體字。

新版功能:(未在本站公佈的新功能)

  • 新增「區域欄位」可以指定區域代碼,最終並形成區域銷量統計報表等資訊。
  • 新增「結算方式」可以有"隨單指定/現金結算/貨出結算/月結N天/次月結N天/自定描述"等五種選項。
  • 新增「公司歸屬」可以預設此客戶與企業組織內部某一分支機構(分公司或分店或分倉)的帳款歸屬。
  • 新增「經銷歸屬」可以設定出某一經銷體系下的組織階級對應關係(可以有無限階層)。
  • 新增「佣金歸屬」與「佣金比率」可以指定必須支付佣金給某一個介紹型客戶。
  • 新增「用戶設定」可以設定N組不同權限提供給客戶進行遠端協同作業。
    (此功能提供有如「台塑網」般給上中下游網路協同作業能力,例如遠端下單、查帳、備庫存等)

◆ 新增操作:

  • 按下左側窗格下方「新增」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可在右側窗格呈現全新空白的表單欄位,當輸入完成後按下表單下方「新增」按鈕,即可送出存檔。

◆ 修改操作:

  • 點擊左側表列中某一筆客戶記錄的「簡稱」欄位,即可在右側窗格呈現出該客戶的表單欄位,當修改完成後按下表單下方「修改」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可完成修改動作。

  • 若有修改客戶代碼時,會出現提示訊息如下圖,按下確定後會同步異動所有單據中相應的客戶代碼。

◆ 刪除操作:

  • 點擊左側表列中某一筆客戶記錄的「簡稱」欄位,即可在右側窗格呈現出該客戶的表單欄位,再按下表單下方「刪除」按鈕(如下圖紅色箭頭處),於回覆確定後即可完成刪除。

提示1:為防止不當刪除這個誤動作,刪除某筆客戶後系統並不會將相對應的單據一併刪除。

提示2:未曾交易的客戶可以直接刪除(可按下左側表列中相應該客戶的帳「表」查看是否有無交易)

提示3:對於已經交易過的客戶,我們建議是設定為「停用」或異動其「代碼」使其歸結在一特殊代碼字頭段落(例如Z字頭代碼表示已不再交易),因為仍需保留代碼用以日後的統計分析表的操作。

◆ 查詢操作:

  • 按下左側表列下方「查詢」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可出現「查詢欄位」與「查詢內容」窗格,可在此指定欄位並輸入內容進行查找,找到時會在表列中該筆客戶簡稱上呈現出閃動字體。

◆ 全部、分頁顯示:

  • 預設是分頁顯示模式,每一頁固定為N筆,可在此模式下操作「上頁」、「下頁」、「第N頁」。
  • 當按下左側表列下方「全部」按鈕後(如下圖紅色箭頭處),可以捲動方式查看全部。

(下圖是按下「全部」按鈕後的效果圖,可以用滑鼠捲軸滑動,以不分頁方式瀏覽所有的客戶)

  • 當再按下「分頁」按鈕時(如下圖紅色箭頭處)就可返回到表列分頁模式。

◆ 刷新顯示:

  • 按下左側表列下方「刷新」按鈕後(如下圖紅色箭頭處),會重新顯示該表列內容。
    (刷新常用於多人操作環境中,用以確保顯示出其它用戶有異動修改該表後的最終結果)

◆ 結帳日期的作用影響:

  • 結帳日期欄位(如下圖紅色箭頭處)將影響出貨單在開立當時的「結帳月份」欄位的預設值,例如某客戶之結帳日期指定為25日,則在3/25日(含當日)之前,在開立出貨單時,出貨單的結帳月份將自動被判定歸屬為3月份,但若是在3/25日以後所開的出貨單,其結帳月份就會被自動判定為下月份(4月)。
  • 結帳日期的常用於每月結算一次應收帳款的行業別裏,讓ERP系統自動判定該張出貨單應歸屬的結帳月份。
  • 若是製造業可能會採用"隨單指定/現金結算/貨出結算/月結N天/次月結N天"等其它方式,這時就需採用本套系統的新版本功能(本站未公開此新功能)。

(下圖是當結帳日期設定為25日時,訂單日期若超過25日,則結帳月份被自動判定為下月帳)

(下圖是當結帳日期設定為25日時,訂單日期未超過25日,結帳月份被自動判定為本月帳)

◆ 價位級別的作用影響:

  • 價位級別共有A、B、C、D、E五種價位可供選擇,其相對應於商品料號表單中的五種售價,其含意是可將客戶分類售價,例如可將A價代表批發價、B價代表門市價、C價代表零售價、D價代表員工價、E價代表出口價。
  • 在各單據模組設定中,可設定單價自動拷貝自歷史交易價或基本價,其中的基本價就是指這五種價位中的一種,將依據該客戶基本資料中的設定值自動捉取相應料表中的價位金額。

◆ 信用額度的作用影響:

  • 當有設定信用額度值時(不為0),則當應收帳款累計超出此值時,在打出貨單時就會被禁止或警示(視參數調整而定)。
  • 信用額度值設定為0時,表示不檢查此值的影響。

(下圖顯示FB04客戶的在開立出貨單時超出信用額度,被提出警示的訊息)

◆ 折扣比率的作用影響:

  • 當有設定折扣比率時(不為0),出貨單上將自動計算出折扣金額。
  • 折扣比率設定為0時,表示不計算出貨單上的折扣金額。

(下圖顯示FB04客戶的折扣比率設定為90%時,出貨單自動算出折扣金額(扣10%的金額)

◆ 折扣時機的作用影響:

  • 折扣時機設定為「對帳提示」時,則出貨單上的應收金額不會扣除折扣款,且對帳單列印時以出貨單上未扣除折扣款的應收帳款做為總結,上面會增加顥示一行 "對帳未扣N%" 字樣。
  • 折扣時機設定為「貨單預扣」時,則出貨單上的應收金額已包含扣除折扣款後的餘額,且對帳單列印時以出貨單上已扣除折扣款的應收帳款做為總結,且不會顥示 "對帳未扣N%" 字樣。

(上圖顯示FB04客戶設定為「對帳提示」,下圖顯示FB04對帳單上增加顯示一行 "對帳未扣90%" 字樣)

◆ 寄庫商品查詢:

  • 「寄庫」常用於客戶同意貨單先開出(全部數量)但貨物仍保留剖份在廠內(或倉儲區)代為保管的情況。
  • 寄庫資訊表是自動產生與計算的,當出貨單中的交易類別打出「寄庫存」或「出寄庫」時就會自動更新此資訊表。
  • 點擊左側表列中某一筆客戶記錄中的寄「庫」欄位(如下圖紅色箭頭處),即可展開查詢與該客戶有關的寄庫資訊表,表中會秀出目前此客戶在公司中是否有寄庫商品以及寄庫量狀況。

(下圖顯示的是某客戶的寄庫資訊表,按下方「取消」按鈕即可返回客戶表列清單)

◆ 應收帳款即時查詢:

  • 不需列印報表即可直接查閱某客戶的 "應收帳款月結表"。
  • 點擊客戶表列中某一筆客戶記錄中的帳「表」欄位,即可展開查詢與該客戶有關的應收月結表(左表),表中會秀出此客戶逐月累計變化的應收帳款結餘值,再按下各金額欄位值時就會在右側顯示該值是由那些單據所產生的清單(右表)。

◆ 客戶日誌的記載應用:(簡易CRM記錄)

  • 客戶日誌可用於記載與該客戶有關的記載,例如客戶來電的交待事項、拜訪客戶後的需求記載、開會記錄、行事曆等等。
  • 點擊客戶表列中某一筆客戶記錄中的日「誌」欄位(如下圖紅色箭頭處),即可展開與該客戶有關的日誌表(右表)。

  • 按下表中下方「新增」按鈕,即可輸入一筆新的日誌。
  • 點選表中某一筆日誌時間,即可查看或修改該筆日誌。
  • 日誌表單中可記載時間、記錄人、日誌類別、摘要、內容等等訊息。

  • 註:系統中可被套用有日誌的地方共有「客戶」、「廠商」、「商品」、「會員」、「員工」、「操作用戶」、「系統」等七個記載處

◆ 多媒體文件錄的應用:(文件庫)

  • 多媒體文件錄可用於收錄各種多媒體文件(包含文字、圖片、聲音檔、影像檔等)。
  • 而其來源可以為手工輸入(或範本套用),或者是拷貝至 Word、Execl、文字檔、網頁內容等,幾乎所有可以被 Windows 操作出「複製」與「貼上」的來源皆可順利的做為來源。
    (範本是指操作用戶可預先製做好的一種常用的文件錄表格,當需要套用時可被引入再進行修改)
  • 你可將多媒體文件錄視為有如是在操作 Word 或 PowerPoint 一樣,任意的將各種媒體資訊貼上並進行編修再進行存檔。
  • 點擊客戶表列中某一筆客戶記錄中的文「件」欄位(如下圖紅色箭頭處),即可展開與該客戶有關的文件錄(右表)。


 

  • 按下表中下方「新增」按鈕,即可輸入一筆新的文件錄。
  • 點選表中某一筆文件摘要,即可查看或修改該筆文件錄。
  • 文件錄中可記載時間、記錄人、展開儲存位置、編寫內容、展開套用範本等等訊息與功能。

(下圖展示正在編修某一筆客戶文件錄,其中包含有文字、圖片、表格等資訊)

◆ 預設列印格式:(套表格式)

  • 背景:在本系統中可以預設各種單據套印格式,例如中式出貨單、英式出貨單等等。
  • 針對某一客戶,設定指定某一單據特有的套印格式(若不指定則依照系統預設)。
  • 按下右側客戶表單下方「單據格式」按鈕後(如下圖紅色箭頭處),即可進入設定畫面。

(下圖展示正在展開設定某一客戶的單據格式對應表)

  • 參考:用戶可自行設計單據格式的版面,請在主功能「管理後台」→「單據格式」中進行設計。
     

(註:單據格式對照表請參考下圖)


第二節:廠商代碼表操作

進入方式:主功能「基本資料」→次功能「 廠商」

畫面指引

  • 左側窗格:表列分頁方式呈現所有已建檔的廠商資料表。
  • 右側窗格:表單方式操作某單一筆廠商資料的相關欄位。

◆ 重要欄位:

  • 「啟用狀態」必須勾選為「啟用」後,該筆廠商代碼才能在各單據的開單時機被引用。
  • 「分類代碼」可限定那些操作用戶可以查看與此廠商有關連的各式資料。
  • 「信用額度」可禁止或警示已超出應付帳款的出貨單據操作。
  • 「結帳日期」將自動計算進貨單據中的結帳月份欄位。
  • 「單據碼別」將影響單據印出的字體,例如繁體字或簡體字。

新版功能:(未在本站公佈的新功能)

  • 新增「區域欄位」可以指定區域代碼,最終並形成區域進貨統計報表等資訊。
  • 新增「結算方式」可以有"隨單指定/現金結算/貨出結算/月結N天/次月結N天/自定描述"等五種選項。
  • 新增「公司歸屬」可以預設此廠商與企業組織內部某一分支機構(分公司或分店或分倉)的帳款歸屬。
  • 新增「經銷歸屬」可以設定出某一供應體系下的組織階級對應關係(可以有無限階層)。
  • 新增「佣金歸屬」與「佣金比率」可以指定必須支付佣金給某一個介紹型 廠商。
  • 新增「用戶設定」可以設定N組不同權限提供給 廠商進行遠端協同作業。
    (此功能提供有如「台塑網」般給上中下游網路協同作業能力,例如遠端下單、查帳、備庫存等)

◆ 新增操作:

  • 按下左側窗格下方「新增」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可在右側窗格呈現全新空白的表單欄位,當輸入完成後按下表單下方「新增」按鈕,即可送出存檔。

◆ 修改操作:

  • 點擊左側表列中某一筆廠商記錄的「簡稱」欄位,即可在右側窗格呈現出該廠商的表單欄位,當修改完成後按下表單下方「修改」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可完成修改動作。

  • 若有修改廠商代碼時,會出現提示訊息如下圖,按下確定後會同步異動所有單據中相應的廠商代碼。

◆ 刪除操作:

  • 點擊左側表列中某一筆廠商記錄的「簡稱」欄位,即可在右側窗格呈現出該廠商的表單欄位,再按下表單下方「刪除」按鈕(如下圖紅色箭頭處),於回覆確定後即可完成刪除。

提示1:為防止不當刪除這個誤動作,刪除某筆廠商後系統並不會將相對應的單據一併刪除。

提示2:未曾交易的廠商可以直接刪除(可按下左側表列中相應該廠商的帳「表」查看是否有無交易)

提示3:對於已經交易過的廠商,我們建議是設定為「停用」或異動其「代碼」使其歸結在一特殊代碼字頭段落(例如Z字頭代碼表示已不再交易),因為仍需保留代碼用以日後的統計分析表的操作。

◆ 查詢操作:

  • 按下左側表列下方「查詢」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可出現「查詢欄位」與「查詢內容」窗格,可在此指定欄位並輸入內容進行查找,找到時會在表列中該筆 廠商簡稱上呈現出閃動字體。

◆ 全部、分頁顯示:

  • 預設是分頁顯示模式,每一頁固定為N筆,可在此模式下操作「上頁」、「下頁」、「第N頁」。
  • 當按下左側表列下方「全部」按鈕後(如下圖紅色箭頭處),可以改為分頁顯示模式。

(下圖是按下「全部」按鈕後的效果圖,可以用滑鼠捲軸滑動,以不分頁方式瀏覽所有的廠商)

  • 當再按下「分頁」按鈕時(如下圖紅色箭頭處)就可返回到表列分頁模式。

◆ 刷新顯示:

  • 按下左側表列下方「刷新」按鈕後(如下圖紅色箭頭處),會重新顯示該表列內容。
    (刷新常用於多人操作環境中,用以確保顯示出其它用戶有異動修改該表後的最終結果)

◆ 結帳日期的作用影響:

  • 結帳日期欄位(如下圖紅色箭頭處)將影響進貨單在開立當時的「結帳月份」欄位的預設值,例如某廠商之結帳日期指定為25日,則在3/25日(含當日)之前,在開立 進貨單時,進貨單的結帳月份將自動被判定歸屬為3月份,但若是在3/25日以後所開的進貨單,其結帳月份就會被自動判定為下月份(4月)。
  • 結帳日期的常用於每月結算一次應付帳款的行業別裏,讓ERP系統自動判定該張進貨單應歸屬的結帳月份。
  • 若是製造業可能會採用"隨單指定/現金結算/貨出結算/月結N天/次月結N天"等其它方式,這時就需採用本套系統的新版本功能(本站未公開此新功能)。

(下圖是當結帳日期設定為25日時,進貨日期若超過25日,則結帳月份被自動判定為下月帳)

(下圖是當結帳日期設定為25日時,進貨日期未超過25日,結帳月份被自動判定為本月帳)

註:關於廠商表單中的其他功能說明,可參考本章第一節中「客戶基本代碼表的建立與操作」。


第三節:員工代碼表操作

進入方式:主功能「基本資料」→次功能「員工」

◆ 背景資訊:

  • 「員工」在雲端 ERP 操作中是常做為記錄於單據中與之發生關係的公司人員的一個重要資訊,例如出貨單中的業務員或是人事薪資中的出勤、請假、計薪對象等,如此才能計算業積獎金或是薪資單,因此有必要在 ERP 系統中為其建立一個基本代碼表。

畫面指引

  • 左側窗格:表列分頁方式呈現所有已建檔的員工資料表。
  • 右側窗格:表單方式操作某單一筆員工資料的相關欄位。

◆ 重要欄位:

  • 「啟用狀態」必須勾選為「啟用」後,該筆客戶代碼才能在各單據的開單時機被引用。
  • 「單據碼別」將影響與員工有關的單據(例如薪資單)印出的字體,例如繁體字或簡體字。

新增操作:

  • 按下左側窗格下方「新增」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可在右側窗格呈現全新空白的表單欄位,當輸入完成後按下表單下方「新增」按鈕,即可送出存檔。

◆ 修改操作:

  • 點擊左側表列中某一筆員工記錄的「姓名」欄位,即可在右側窗格呈現出該員工的表單欄位,當修改完成後按下表單下方「修改」按鈕(如下圖紅色箭頭處),即可完成修改動作。

◆ 刪除操作:

  • 點擊左側表列中某一筆員工記錄的「姓名」欄位,即可在右側窗格呈現出該員工的表單欄位,再按下表單下方「刪除」按鈕(如下圖紅色箭頭處),於回覆確定後即可完成刪除。

◆ 人事資料卡建立:

  • 如未建立人事資料卡,可按下「人事(未建)」按鈕)(如下圖紅色箭頭處),進行新增建卡作業。
    (註:若已建立人事資料卡,則按鈕會呈現「人事(已建)」狀態)

  • 在預設的人事資料表範本中填妥該名員工的相關資料,按下「新增」按鈕完成建卡作業。

  • 也可按下方「範本」按鈕,挑選一張不同格式的人事資料卡範本。

  • 苦系統中有建立「文件庫」對應於人事資料卡的儲存位置,可按右上方「儲存位置」指定卻欲存入的目錄區。

  • 當送出並建立好人事資料卡時,左側員工資料表列中就會呈現人事「已建」狀態。
    右側該名員工資料卡下方的按鈕也會變為「人事已建」字樣。

◆ 預設文件庫中人事資料卡的儲存目錄:

  • 進入點:主功能「管理後台」→次功能「特性調整」→分類區「基本模組」。
  • 選取「人事資料」→「文件範本」即可(不需送出存檔按鈕)。

此部分的文件使用需在管理後台à特性調整有設文件範本及儲存位置,並在文件範本中有建立(如下圖設定的PA99在文件範本中有建)

◆ 增設人事資料卡範本的方法:

  • 進入點:主功能「管理後台」→次功能「文件範本」。
  • 在此文件範本區新增建立範本即可(詳細操作請參考後章「管理後台」章節中的說明)。

  

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