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Saturday, November 16, 2019
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第 九 章 雲端 ERP ‧調撥管理

章節目錄:

  • 第一節:調撥管理
  • 第二節:開單作業
  • 第三節:查詢調撥
  • 第四節:調撥狀態

本章前言:

  • 本章旨在闡明 ERP 管理下的「調撥單」這個做為分倉與分倉之間庫存物品進行相互移轉的實務操作指引,文中將用圖解方式去說明並闡述其重要的相關欄位意義 ,以及作用影響層面。
  • 請讀者仔細閱讀本章,充份瞭解雲端 ERP 單據作業中的「新增」、「修改」、「刪除」、「查詢」、「展開」等各功能是如何去操作與實施,它將貫穿 ERP 整體脈絡至各面向上,學會本章中的基礎操作後,你即可完全理解其它各章節中的指引與說明。

功能用途:(單據用途)

  • 用途:調撥單在雲端 ERP 管理系統中的作用,若是以製造業而言,主要是做為分倉與分倉之間原物料的互相調用,若以買賣業而言,主要是做為分店與分店之間貨品的互相調用。
  • 當二造分倉(或分店)之間進行庫存品移轉時,需要有一張調撥單來進行有如交易般的憑證。

作用影響:(庫存數量)

  • 雲端 ERP 的調撥單只會影響分倉(或分店)之間的庫存數量,並且這數量是由系統根據單據「移轉狀態」來自動結算的。

前導觀念:(共用單據)

  • 雲端 ERP 在進行調撥作業時,二造分倉(或分店)之間是共用一張調撥單據,透過單據上的「移轉狀態」來協同作業,這樣就減少了二造都要打單(一個打出、一個打入)的麻煩(都是同一家公司可省點工序),「移轉狀態」共有四個,其作用時機與庫存量變化表述如下:
移轉狀態 作用時機 撥出倉 撥入庫
1.開單備貨 由撥出倉開單設定,代表貨物準備中尚未送出 x x
2.撥庫待驗 由撥出倉設定狀態,代表貨物已經送到撥入倉 減庫存 x
3.退貨查核 由撥入倉設定狀態,代表貨物問題退回撥出倉 加庫存 x
4.驗收入庫 由撥入倉設定狀態,代表貨物沒問題已經入庫 減庫存 加庫存
  • 上述的「撥庫待驗」、「退貨查核」屬於中繼未完成狀態,可視為是 "在途中量" 的一種型式。

延伸觀念:(共用單號)

  • 即然雲端 ERP 的 調撥單是二造公司共用的一張協同作業單據,因此它的單號是被設計為共用的,也就是說不管是那一個分倉,誰今天開的第一張單據的流水號將為0001,第二張將為0002,彼此混在一起順序式的編出流水號,這樣有助於總公司管理者可清楚掌握整體分倉的貨物流向;而每張貨單上都會註明有 "撥出倉" 與 "撥入倉" 二個對象欄位。

第一節:調撥管理

進入方式:主功能「調撥管理」

畫面指引

在進入調撥管理主功能後,會在上方次功能區看到如下選項:

  • 3個「調撥」功能:可同時開立 3 張調撥單。
  • 2個「查詢」功能:可同時查閱 2 本調撥帳簿。

註:雲端 ERP 支援有同步多工操作能力,它讓你可以暫跳離某個作業,先去處理需要優先處理的作業,然後再跳回至先前的作業,所以它在次功能表上方提供有多個可跳來跳去移轉優先權的次功能選項。


第二節:開單作業

進入方式:主功能「調撥管理」→次功能任選一個「調撥」

畫面指引

點選上方次功能中任意一個「調撥」後,即可開出一張全新空白的調撥單據,畫面各區域介紹如下:

  • 上方區域:調撥單頭區。
  • 中間後方:調撥品項區。
  • 中間前方:品項輸入窗。
  • 下方區域:調撥單尾區。
  • 右上區域:條碼清單表。
  • 右下區域:跟單文件錄。

輸入作業

請依照下列操作,即可快速完成第一筆調撥品項的輸入

  • 單頭欄位:
    • 「單號」:請保留空白,當第一筆品項輸入後即會自動編出單號(或於編出後再手工修改)。
    • 「撥出」:輸入分倉代碼或展開挑選(按三角型)。
    • 「撥入」:輸入分倉代碼或展開挑選(按三角型)。
    • 「日期」:預設為今日(以 ERP 主機時間為主),若不是今日可下拉修改日期。
       
  • 單尾欄位:
    • 「狀態」:若是貨物仍在撥出倉,請保留預設的「開單備貨」狀態,若是貨物已送至撥入倉,請勾選「撥庫待驗」狀態。
       
  • 輸入品項:
    • 「交易」:下拉挑選為調撥或寄庫。
    • 「大類」、「中類」、「小類」:輸入代碼或展開挑選(按三角型),或保留空白於料號輸入後自動帶出。
    • 「料號」:輸入代碼或展開挑選(按三角型),會自動更新大中小分類。
    • 「數量」:輸入調撥數量。
       
  • 確認存檔:
    • 當上述欄位確認無誤後,按「新增」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可保存第一筆調撥品項。
    • 第一筆調撥品項存檔後,調撥單號會自動編出,視需要若有權限者可以更改單號。

輔助輸入

  • 拷貝自記憶表:
    • 按下「記憶」按鈕,可從料表中有勾選出的記憶表中挑選出相關的品項欄位。

(下圖示範你可在料號總表中一次勾選好「記」憶選項,然後返回單據中進行快速的輸入)

  • 拷貝自寄庫表:
    • 按下「寄庫」按鈕(下圖紅色箭頭處),可從寄庫表中挑選出相關的品項欄位。

註1:調撥寄庫是指貨物暫不出倉,暫時寄放在撥出倉中。
註2:當交易類別選為寄庫時,系統會自動維護一張與該分倉有關的寄庫表。

  • 連結專案:
    • 按下「專案」右側三角型(下圖紅色箭頭處),可展開專案列表,從中挑與出專案代號,用以和本單產生連結。

    註1:專案中可收納與該專案發生關連的各項單據(請參考後章有關專案管理的闡述)。
    註2:也可在專案欄位中任意打入其它資訊(例如輸入 "全廠盤點調撥" ),不見得要與專案管理產生關連。

  • 跟單文件:
    • 按下右側下方文件區的「新增」按鈕(下圖紅色箭頭處),可以輸入與本單有關的相關文件,例如貨物照片、車輛調度單等。
  • 跟單文件錄中可收錄各種多媒體文件(包含文字、圖片、聲音檔、影像檔等)。
  • 而其來源可以為手工輸入(或範本套用),或者是拷貝至 Word、Execl、文字檔、網頁內容等,幾乎所有可以被 Windows 操作出「複製」與「貼上」的來源皆可順利的做為來源。
    (範本是指操作用戶可預先製做好的一種常用的文件錄表格,當需要套用時可被引入再進行修改)
  • 你可將多媒體文件錄視為有如是在操作 Word 或 PowerPoint 一樣,任意的將各種媒體資訊貼上並進行編修再進行存檔。

  • 列印單據:
    • 按下方「印單」按鈕(下圖紅色箭頭處),可套表列印此張調撥單。

  • 品項修改、刪除、添加:
    • 若要修改或剛除某一筆品項,請點選該品項的「料號」。
    • 若要添加新的品項,請按下方「輸入」按鈕(下圖紅色箭頭處)。

  • 刷取條碼:
    • 按下「刷碼」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可採用條碼方式進行刷取品項。
    • 條碼資料將會顯示於右上畫面中

註:有關條碼的應用特性,請參考本章中「第六節:標籤列印」與第二章「第二節:條碼表設定」。

單據存檔:(完成)

  • 若有啟用「簽核模組」與「簽核流程」,則在完成調撥作業前必須按下方「送(簽核)」按鈕 。
  • 若未啟用上述簽核功能,上述按鈕將變成「下張」按鈕(下圖紅色箭頭處)。
  • 按上述按鈕後,可完成開單作業,畫面將變成全新空白的狀態,等待下一單據的輸入。

註:如有設定簽核流程,有權限的人可在主功能「簽核怍業」中去完成此單的簽核動作。

刪除與作廢:

  • 按下「刪除」按鈕,可將本單完全刪除(下圖紅色箭頭處)。

註1:刪除後仍可在「異動追踪」功能中查找並檢視此單資訊,但此單已不可再復原並列帳。
註2:關於如何操作異動追踪,請參考本章第三節中的說明。

  • 按下「作廢」按鈕,可將本單標記為作廢狀態(下圖紅色箭頭處)。

註1:作廢後仍可在次功能「查詢」中看到此單,但它會被劃上刪除線,且不會被列帳。
註2:作廢後仍可叫出此單,當再按下「復原」按鈕後即可還原並重新列帳。

第三節:查詢調撥

進入方式:主功能「調撥管理」→次功能任選一個「查詢」

畫面指引

點選上方次功能中任意一個「查詢」後,即可開啟調撥帳簿,帳簿中存有每一張單據與品項明細,畫面各區域介紹如下:

  • 上方區域:單號資訊區。
  • 上右區域:條碼清單與跟單文件。
  • 下方區域:品項明細區。

註:單號資訊區中的「核」勾選項,是做為稽核用途,企業可自行決定該如何使用。

按下全部可選擇上方單據

全部、分頁顯示:

  • 預設是分頁顯示模式,每一頁固定為N筆,可在此模式下操作「上頁」、「下頁」、「第N頁」。
  • 當按下「全部」按鈕後(下圖紅色箭頭處),可以用捲動方式查看全部。

◆ 查詢單據:

  • 按下「查詢」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可出現「查詢欄位」與「查詢內容」窗格,可在此指定欄位並輸入內容進行查找,找到時會將單號以閃動字體 方式呈現。

◆ 資料範圍:

  • 按下「範圍」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可以用複合條件方式限定調撥帳簿中的單據資料範圍。

◆ 批改單價:

  • 勾選「批價」選項(下圖紅色箭頭處),可以比對並修改進貨單價和料號基本價(A、B、C、D、E)。

◆ 修改叫出單據:

  • 點選某單號後,下方區域會呈現該單號的品項明細表,按下該表下方的「改單」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可叫出此單進行修改。

(下圖示範被叫出的單據,注意上方次功能的「查詢(桃園)字樣」,它代表正在修改的單子屬於桃園這個撥入分倉)

(下圖示範若有異動單頭欄位,它會提示檢查並詢問是否存入)

◆ 修改、刪除品項:

  • 若要修改某品項,點選想要修改品項的「料號」欄位,當完成後按下「修改」即可存檔。
  • 若要刪除某品項,點選想要刪除品項的「料號」欄位,直接按下「刪除」即可清除。

◆ 跟單文件:

  • 按下右側上方文件區的「新增」按鈕(下圖紅色箭頭處),可以輸入與該單有關的相關文件,例如物照片、車輛調度單等。
  • 跟單文件錄中可收錄各種多媒體文件(包含文字、圖片、聲音檔、影像檔等)。
  • 而其來源可以為手工輸入(或範本套用),或者是拷貝至 Word、Execl、文字檔、網頁內容等,幾乎所有可以被 Windows 操作出「複製」與「貼上」的來源皆可順利的做為來源。
    (範本是指操作用戶可預先製做好的一種常用的文件錄表格,當需要套用時可被引入再進行修改)
  • 你可將多媒體文件錄視為有如是在操作 Word 或 PowerPoint 一樣,任意的將各種媒體資訊貼上並進行編修再進行存檔。

(下圖展示正在新增某一張貨單的跟單文件,其中包含有文字、圖片、表格等資訊)

(下圖展示可按下「文件摘要」欄位,重新叫出該份跟單文件)

◆ 異動追踪:

觀念介紹:

  異動追踪是做為一個「操作過程全記錄」的查訽工具,它可告訴你某張單據或某個對象或某個料號在什麼時侯被某個人做了什麼動作,其中包含新增、修改、刪除等任何與之有關的動作,皆會被完完整整的記錄下來,你可在此探查得知過程中發生了什麼事,這對於管理者是一個極為重要的輔助工具。

註:此功能必須在公司模組中進行啟用

  • 按下「追踪」欄位(下圖紅色箭頭處),即查詢本單被異動修改的整個記錄過程。

  • 在開啟的畫面中會顯示與此單有關的「單頭」異動記錄。
  • 若要查詢品項明細的異動記錄,請點選該「單號」欄位。
  • 也可在上方重新挑選資料範圍,使其擴大延伸至其它區域。

提示:若某張單號已完全被刪除,在「查詢」帳簿中將會是看不到它,這時若要追踪它,可在追踪表中取消單號範圍,並預估該單的日期範圍,這樣就可找出。


第四節:調撥狀態

  • 如同前導觀念中所述,雲端 ERP 在進行調撥作業時,二造分倉(或分店)之間是共用一張調撥單據,透過單據上的「移轉狀態」來協同作業,這個「移轉狀態」共有四個,其作用時機與庫存量變化表述已如上。
  • 現在需要知道的是由誰來操作設定這個「移轉狀態」,匯編如下表(最右邊欄位指明出「設定者」是誰):

    (提示:設定者的真實含義是指該分倉中具有異動修改調撥單據權限的某位操作用戶)
移轉狀態 作用時機 撥出倉 撥入庫 設定者
1.開單備貨 由撥出倉開單設定,代表貨物準備中尚未送出 x x 撥出倉
2.撥庫待驗 由撥出倉設定狀態,代表貨物已經送到撥入倉 減庫存 x 撥出倉
3.退貨查核 由撥入倉設定狀態,代表貨物問題退回撥出倉 加庫存 x 撥入倉
4.驗收入庫 由撥入倉設定狀態,代表貨物沒問題已經入庫 減庫存 加庫存 撥入倉
  • 要設定「移轉狀態」,請叫出該張調撥單,勾選右下的「狀態」選項,再按下「離開」即可更聅狀態。

  

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