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Saturday, November 16, 2019
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第 十四 章 雲端 ERP‧帳款管理

 

章節目錄:

  • 第一節:客戶對帳1(預設格式)
  • 第二節:客戶對帳2(自定格式)
  • 第三節:收款沖銷
  • 第四節:應收票據
  • 第五節:廠商對帳(預設格式)
  • 第六節:付款沖銷
  • 第七節:應付票據
  • 第八節:重計應收
  • 第九節:重計應付

本章前言:

  • 本章旨在闡明 ERP 管理下的「帳款管理」這個主功能下與客戶帳款和廠商帳款有關的對帳表單、款項沖銷、票據處理、異常修護等有關的實務操作指引,文中將用圖解方式去說明並闡述其重要的相關意義 , 以及作用影響層面。
  • 請讀者 預先閱讀其它章節中的(進貨管理、出貨管理、生產管理中的驗收or外包)是如何作業,因為它們是與帳款來源習習相關的憑證。
  • 學會本章中的操作後,你即可完全理解處理帳款有關事務性工作。

功能用途:(次功能表)

一個企業在發生進貨、銷售或外包加工等交易事件之後,下一個工作面就是處理與金錢有關的款項事務,不管是現金交易或每月結算,都需要有財會人員去進行對帳、請款、入帳、票據兌現等工作;雲端 ERP 中的「帳款管理」單元,就是在提供這些工作所需的資訊服務與操作。

就其用途與對象,雲端 ERP 分化為如下幾個次功能小單元如下:

  • 「客戶對帳」:(應收帳款)
    • 針對客戶:列印出 "請款對帳單"。
    • 針對財務:列印出 "每月應收彙總表"。
       
  • 「收款沖銷」:(收妥入帳)
    • 針對財務:收到款項後,沖銷應收帳款。
       
  • 「應收票據」:(票據處理)
    • 針對財務:票據兌現後,沖銷應收票據。
    • 針對財務:票據未兌現前,預估兌現後的銀行存款。
       
  • 「廠商對帳」:(應付帳款)
    • 針對應付:列印出 "付款對款單"
    • 針對財務:列印出 "每月應付彙總表"。
       
  • 「付款沖銷」:(付妥入帳)
    • 針對財務:支付款項後,沖銷應付帳款。
       
  • 「應付票據」:(票據處理)
    • 針對財務:票據兌現後,沖銷應付票據。
    • 針對財務:票據未兌現前,預估兌現後的銀行存款。
       
  • 「重計應收」:(異常修護)
    • 重新結算有問題的應收帳款金額。
       
  • 「重計應付」:(異常修護)
    • 重新結算有問題的應付帳款金額。

前導概念:(自動結算)

  • 傳統大企業在處理財會流程時,因為組織部門分工細化與SOP化(標準作業流程)的影響,大都是採用「每月過帳一次」的動作後,才能看得到結算出來的應收帳款與應付帳款數據;若是期中想要查知某交易對象的結算數據,只能依賴出貨統計報表或進貨統計報表,再加上前期結餘表才能去推算出來;這對於小型微型企業在人力精簡的制約下,顯得有點操作繁瑣,也不符合中小企業必須機動應變才適合生存之道。
     
  • 雲端 ERP 的設計理念之一,就是要讓財會工作儘可能的自動化,因此將「每月過帳一次」這個操作動作取消,直接設計為「自動過帳」模式,這意謂著 "開出單據當時就已 經過帳完畢" 的自動化功能意義,這樣的功能可體現在以下二個好處上。
    • 不用等到月底(或隔月)結算,期中就可立即地探知交易帳款數據,並得以自動化的控管住信用額度。
    • 對於財務預警與調度上,起到可即時取得總體數據報告的優勢面,用以做為分析與決策時的數據參考。
       
  • 以下羅列出雲端 ERP「自動過帳」模式中,其作用影響於應收帳款和應付帳款的操作點:
     
    操作點 影響應收帳款 影響應付帳款 結算月份依據
    出貨單 增加(+)   出貨單上的「結算月份」欄位
    收款單 減少(-)   沖銷單上的「沖銷月份」欄位
    進貨單   增加(+) 進貨單上的「結算月份」欄位
    驗收單   增加(+) 驗收單上的「結算月份」欄位
    付款單   減少(-) 沖銷單上的「沖銷月份」欄位

     
  • 另外要理解的是,在大部份的情況下,企業與企業之間的的交易結算週期,大都是以一個月份為一個計算單位,而且會約定每月的第幾日為結算日,該日前(含該日)就視為是本月帳,該日後就視為是下月帳,例如 A 公司定義他們的結帳日為 25 號,那麼每月 25 日(含當日)所開出去的貨單就計入為該月份帳款,若超出 25 日(指 26 日開始)就計入為下月帳款;因此雲端 ERP 會依據交易對象基本表單中的「結算日期」,自動算出是本月或下月並且存於每一張貨單中的「結算月份」欄位中,而自動過帳出每月帳款得以「自動結算」出數據,就是根據這個欄位而來。

    更複雜的是在製造業,某些業種因為交期長或者是業界習慣,常會有 "月結N天" 或是 "次月結再N天" 的結算方式,這 N 天可能會是 30 天或 60 天或更久,而 N 天到了之後再指定是要開出多少天的兌現票期,這樣複雜的二段式才能結清帳款與入帳方式,在新版的雲端 ERP 中已被完全的支援,本章為了讓讀者可以簡單快速地體會出雲端 ERP 的基本特性,僅用舊版功能進行解說,有需要的朋友可來信詢求更進一步的新版功能介紹。
     
  • 當你在操作雲端 ERP 時,必須瞭解與具備上述概念與作用影響的操作點,並得以順利的理解本章所述及的操作實務解說。

應用概觀:(運作觀念)

在上述的 "功能用途" 與 "前導概念" 解說下,我們總結出雲端 ERP 在日常運作上的準則與觀念,並提供在操作上的建議參考如下:

  • 交易時:(日常)
    • 只需「開立單據」,其它不用管,因為它會自動結算帳款。
    • 開單時,若有超出信用額度時,系統會提出警示或禁止操作下去(視參數調整的取決)。
    • 若想查知結算情況,展開交易對象的帳「表」功能(或)列印 "對帳單" 即可取得數據。
       
  • 日結時:(每日)
    • 每日印出該日交易的清單報表,會計人員逐筆核查憑證無誤後,勾選對應該單據的「核」記號。
    • 當日全部單據核查無誤後,進行 "單據關帳" 的設定,用以防止已經核查後的資料被誤改。
       
  • 結帳時:(月結)
    • 月底結算時,只需列印出 "對帳單" 或 "彙總表" 去進行請付款作業,因為它早就自動結算好帳款。
    • 當有收入款項時,只需進行 "收款沖銷" 作業即可,因為它會自動沖扺應收帳款。
    • 當有支出款項時,只需進行 "付款沖銷" 作業即可,因為它會自動沖扺應付帳款。
    • 本月帳款沖銷完畢後,進行 "應收關帳" 和 "應付關帳" 的設定,用以防止已經沖帳的資料被誤改。
    • 隔月再行結帳時,本月沖銷餘額早已納入該月 "前期餘額" 中,完全自動化的結算計入 "跨月帳"。
       
  • 查帳時:(查核)
    • 對於上月帳:視為是 "一定正確" 的,因為已經核查結帳過了。
    • 對於本月帳:視為是 "參考性質" 的,因為本月單據或款項仍在變動中。
    • 對於某日點:前月視為是 "一定正確" 的,本日之前視為是 "參考性質" 的,當日的必須執疑或詢問,因為可能有人正在開單,或者有人正在異動修改單據。

註:上述描繪的各種操作面,若有非本章所述及的功能,例如 "展開交易對象的帳「表」"、"印出某日交易清單報表"、"各種數據資料的關帳設定" 等,這些功能請參閱其它章節中的說明。

新版功能:

  • 新版的雲端 ERP 在客戶與廠商基本表單中,增設有「經銷歸屬」欄位,它可設定出某一經銷或供應體系下的組織階級對應關係,因此新版的對帳單已支援有上述這種「經銷歸屬」的對帳模式,並且格式與舊版相容;它可清楚地呈現出對應於各階級對象的對帳單據,並且總結出應詃向上層請付款多少金額。

開始操作:

在有了前面各種解說的帶引下,現在我們開始本章節的操作實務。


第一節:客戶對帳1(預設格式)

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「客戶對帳」

功能用途

  • 針對應收帳款,列印出 "請款對帳單" 與 "每月應收彙總表"。
  • 本區印出的對帳單,是系統預設的即定格式,用戶不能更改,若想自定對帳單格式,請參考本章第二節。

對帳單據

  • 當賣出貨品給客戶,需要向客戶請求支付貨款,所以它是對帳單據來源。

列印「對帳單」

報表用途:

  • 對帳單是做為向客戶請款時,可羅列出所有需要對帳的出貨單據憑證內容。

操作指引:

  • 請先依照下列欄位解說,指定好報表範圍與格式。
    • 「報表內容」欄位:請勾選「對帳單」這個選項。
    • 「交易幣別」欄位:指定要對帳的 "幣別" 種類,若空白表示全部。
    • 「客戶範圍」欄位:指定要印出的客戶範圍,每個客戶單獨一份,若空白表示全部。
    • 「結帳月份」欄位:指定要印出的結算月份,對帳單據來自於單據上的「結算月份」欄位。
    • 「報表格式」欄位:可印出「單排明細」、「雙排單頭」、「簽收單」三種格式如下三張預覽圖。
    • 其它加選項含意:
      • 「加印前期每一筆未結清月份」:印出 "前期每月未沖銷金額",否則只印出 "前期累計金額"。
      • 「顯示每單已打折扣數」:若某單有打折就加印該筆折扣金額,否則每單金額已扣除折扣。
      • 「單據應收金額為0不列印」:若某單應收金額為 0 就不印出來。
      • 「加印退貨參考表」:每份對帳單表尾加印出 "退貨品項清單"。
      • 「加總一」:額外印出有勾選的 "交易類別" 總計金額(總計貨單上 "交易" 類別)。
      • 「加總二」:同上述 「加總一」的含意。
      • 「加印簽收單」:每份對帳單表尾加印出 "簽收單"。
  • 以上欄位指定後,按下方「開始查詢」,即可印出報表。

報表示範:

  • 格式一:「單排明細」格式
    • 此格式將每一筆交易單號列印在左側,每一張單據的明細列印在右側。
    • 此格式利於與客戶進行每張單據明細內容的對帳。

圖示解說:

  • 圖中「aa:137677」與「bb:-460」是對應於「加總一」與「加總二」的結果。
  • 圖中好像是前後二份不同客戶的對帳單連在一起,但實際印出在列表機上時會自動跳頁。
  • 圖示中間出現了對應於勾選「加印退貨參考表」後,提示出單據中的退貨金額

  • 格式二:「雙排單頭」格式
    • 此格式分為左右二側,只印出每一張交易單號與日期、金額,但不印單據明細內容。
    • 此格式利於節省紙張,做為提示客戶有那些交易單據需要對帳與請款。

  • 格式三:「簽收單」格式
    • 簽收單上只印出應收帳款總結金額。
    • 格式一與格式二若加選印出簽收單,可做為整份對帳單的 "總結封面"。

列印「彙總表」

報表用途:

  • 彙總表是做為向主管或財務入帳單位,羅列出每一筆客戶的應收帳款總金額。

操作指引:

  • 請先依照下列欄位解說,指定好報表範圍與格式。
    • 「報表內容」欄位:請勾選「彙總表」這個選項。
    • 「交易幣別」欄位:指定要對帳的 "幣別" 種類,若空白表示全部。
    • 「客戶範圍」欄位:指定要印出的客戶範圍,每個客戶單獨一份,若空白表示全部。
    • 「結帳月份」欄位:指定要印出的結算月份,對帳單據來自於出貨單上的「結算月份」欄位。
    • 「報表格式」欄位:指定本月雖然未交易,但未結清帳款的客戶,是否也要印出來。

圖示解說:

  • 圖中「aa」與「bb」欄目是對應對帳單中於「加總一」與「加總二」的結果。
  • 客戶簡稱右側的 * 記號,代表 "本月份雖然無帳款但上期仍有未結清者"。


第二節:客戶對帳2(自定格式)

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「客戶對帳2」

功能背景

  • 在製造業裏,常見的是小公司承接大公司的外包工單,而大公司要派發的外包對象往往是很多,若每家外包商都各自送來格式不一致的請款對帳單,雖然內容大體上是一玫的,但格式卻可能是千變萬化,在製造業講究壓低成本、量大多銷的薄利時代下,往往是看錯、對錯、算錯差一個字就會損失成本很多,而且每月還要應付眾多外包商的請款事件,因此為了 "統一" 以利於對帳起見,他們常會要求外包商以他們要求的格式及欄位送來對帳單進行請款。
     
  • 霊端 ERP 的「可自定格式對帳單」就是專門為了上述這種特殊需求用途而設計,而且可支援針對各別客戶去設定出符合對方要求的對帳單格式,這在小型 ERP 產品市場裏,算是極為少見的好用工具。

特點說明:

  • 可以依據不同的客戶要求進行設定,列印出不同格式的對帳單。
  • 本對帳單是做為向客戶請款時,可羅列出所有需要對帳的出貨單據憑證內容。

操作指引:

  • 請先依照下列欄位解說,指定好報表範圍與格式。
    • 「分廠」欄位:指定對帳單據的範圍是僅單一個分廠或是包含所有的分廠。
    • 「報表內容」欄位:指定對帳單據是以 "出貨日期" 為範圍,或是以單上的 "結算月份" 為範圍。
    • 「交易幣別」欄位:指定要對帳單據的 "幣別" 種類,若空白表示全部。
    • 「客戶範圍」欄位:指定要印出的客戶範圍,每個客戶單獨一份,若空白表示全部。
    • 「日期範圍」欄位:指定對帳單據的日期範圍(若「報表內容」選用 "日期範圍")。
    • 「結帳月份」欄位:指定對帳單據的結算月份範圍(若「報表內容」選用 "結帳月份")。
  • 以上欄位指定後,按下方「開始查詢」,即可一一套印出不同客戶要求格式的對帳單。

格式設定:(如何自定對帳單格式)

進入方式:主功能「管理後台」→次功能「單據格式」→增設或修改作用單據為「客戶對帳報表」的格式

  • 步驟 1:增設為自定格式對帳單的 "作用單據" 欄位必須被挑選為「客戶對帳報表」這個選項。
  • 步驟 2:按下方「版面」按鈕,可進入設定畫面。

  • 步驟 3:在上方勾選啟用想要在格式上出現的報表「段落」,這些是常用的報表段落定義。
  • 步驟 4:在已勾選啟用的段落右側,指定段落中表格參數(列數、欄數、對齊、寛度、高度、線寛)。

註:以上調整好之後,會在下方一一呈現出與段落中表格參數相互對應的 "欄位挑選表"。

  • 步驟 5:在每個段落表格欄位下方挑選出想要在此位置印出的 "出貨單上的欄位"。
  • 步驟 6:欄位上方會自動呈現挑選的名稱,你可加以修改它為適合的名稱
  • 步驟 7:全部的段落表格欄位都設定好之後,按下方「確定」按鈕,完成此版面設定。

  • 步驟 8:回到 "單據格式" 設定表單後,按下方「修改」按鈕進行存檔(若是增設一筆新的單據格式,則此按鈕名稱將會是「新增」)。

  • 步驟 9:在客戶基本資料中查找叫出需要套用此格式的客戶,按下右側表單下方的「單據格式」按鈕。

進入方式:主功能「基本資料」→次功能「客戶」

  • 步驟 10:在「對帳報表」欄位裏挑選剛才所定義的 "單據格式",然後按下「修改」按鈕,完成設定。

預覽列印:(套印效果)

  • 以下是透過 "自定格式" 所套印的效果,圖中上下二個客戶的對帳單在印出至列表機時會自動跳頁。


第三節:收款沖銷

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「收款沖銷」

功能用途:

  • 向客戶收取款項後,輸入收款記錄,進行 "沖銷應收帳款" 作業。

畫面指引

進入「收款沖銷」次能能後,即可開啟收款記錄簿,帳簿中存有每一個結帳月份中的每一筆沖銷記錄,畫面各區域介紹如下:

  • 左側區域:結帳月份區。
  • 右側區域:沖銷記錄訊。

輸入作業:

請依照下列操作,即可快速完成一筆沖銷記錄的輸入。

  • 步驟 1:按下方「新增」按鈕,即可突顯開啟出「沖銷記錄」表單。

  • 步驟 2:在表單中填入相關的沖銷記錄資訊,各欄位含意如下。
    • 「日期」:收到這筆款項時的日期。
    • 「沖銷月份」:這筆款項是要沖銷那一個結帳月份的應收帳款。
    • 「客戶代碼」:這筆款項是要沖銷那一個客戶的應收帳款。
    • 「沖銷幣別」:這筆款項的幣別符號。
    • 「退貨沖銷」:收款時,被客戶用退貨扣扺的退貨金額(例如10,000,實收 8,000,退貨 2,000)。
    • 「折扣沖銷」:收款時,被客戶將款項打個折扣的折扣金額(例如 10,000,打 9 折,折扣 2,000)。
    • 「尾折沖銷」:收款時,被客戶將款項化為整數的尾數金額(例如 10,050,實收 10,000,尾數 50)。
    • 「款項稅額」:款項中有多少是發票稅額(例如 10,500,其中稅額 500)。
    • 「票據沖銷」:款項中有多少是支票金額(例如總數 10,000,其中支票有 8,000)。
    • 「票據號碼」:客戶開給支票號碼。
    • 「兌現日期」:支票上的兌現日期。
    • 「兌現否」:支票是否已經兌現入銀行銀款科目。
    • 「現金沖銷」:款項中有多少是現金(例如總數 10,000,其中現金有 2,000)。
    • 「專案代號」:這筆款項與那一個專案代號有關。
  • 步驟 3:各欄位輸入完成後,按下方「新增」按鈕,即可新增一筆沖銷記錄。

輔助操作:

  • 連結專案:
    • 按下「專案」右側三角型(下圖紅色箭頭處),可展開專案列表,從中挑選出專案代號,用以和沖銷記錄產生連結。

  • 查詢帳款情況
    • 按下「沖銷記錄表單」中左下方「帳款情況」按鈕,可即時的查詢該客戶的 "應收帳款月結表",該表中的資訊可用以輔助在沖銷記錄時的佐證參考。

  • 在所展開的 "應收帳款月結表" 中會秀出此客戶逐月累計變化的應收帳款結餘值,而且表中左側會將不同的 "幣別-月份" 區分出來,再按下各金額欄位值時就會在右側顯示該值是由那些單據所產生的清單(右表)

  • 例如:按下 2008/9 月的票據金額 -100,右表顯示該值是由 9/12 日的一筆沖銷記錄所產生。

  • 按下「範圍」按鈕,即可指定表中 "統計金額" 是以月份為單位,或是以年度為單位。

  • 例如下圖:是以年計方式呈現資料。

  • 沖銷文件:
    • 按下右上方文件區的「新增」按鈕(下圖紅色箭頭處),可以輸入與該筆沖銷記錄有關的相關文件,例如發票影本、支票影本等。
       
    • 跟單文件錄中可收錄各種多媒體文件(包含文字、圖片、聲音檔、影像檔等)。
    • 而其來源可以為手工輸入(或範本套用),或者是拷貝至 Word、Execl、文字檔、網頁內容等,幾乎所有可以被 Windows 操作出「複製」與「貼上」的來源皆可順利的做為來源。
      (範本是指操作用戶可預先製做好的一種常用的文件錄表格,當需要套用時可被引入再進行修改)
    • 你可將多媒體文件錄視為有如是在操作 Word 或 PowerPoint 一樣,任意的將各種媒體資訊貼上並進行編修再進行存檔。

(下圖展示正在新增某一筆收款記錄的跟單文件,其中可以包含有文字、圖片、表格等資訊)

(下圖展示可按下「文件摘要」欄位,重新叫出該份文件)

◆ 修改、刪除記錄:

  • 若要修改某筆記錄,點選想要修改記錄的「日期」欄位,當完成後按下「修改」即可存檔。
  • 若要刪除某筆記錄,點選想要刪除記錄的「日期」欄位,直接按下「刪除」即可清除。

◆ 逐月記錄顯示:

  • 點擊左表中的「月份」欄位,右表即可表列出以沖銷日期為索引的該月份的沖帳記錄。

◆ 逐年記錄顯示:

  • 按下左表下方「範圍」按鈕,可以選擇是要「逐年」或是「逐月」方式段落去索引沖帳記錄。

  • 例如下圖是以「逐年」方式顯示沖銷記錄。


第四節:應收票據

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「應收票據」

應收票據:

  • 定義:在財務會計的觀念中,它會將各種與 "資產' 有關的數據,依照其性質與時機點,劃分為不同的科目去一一互相對應;在會計科目中,「銀行存款」意指在銀行戶頭中的存款餘額,「應收票據」意指收到 N 張支票但尚未兌現的總額;而一般的公司都會將所收到的支票託收於銀行戶頭中用以做出帳冊,於是當某張支票兌現時,必須製作一張傳票,傳票中的「應收票據」記載於「貸」方,意指該科目扣減掉餘額,而傳票中的「銀行存款」記載於「借」方,意指該科目增加入金額;如此的作用是在反應該時機點下的資產科目變化情況,當收到一張支票時,雖然代表總體的資產增加,但因為它只是支票尚未兌現為是存款,所以是在資產的「應收」分類下,唯有在正式兌現後進入「銀行存款」科目時,才是真實的資產,所以在會計作業中將所收到的支票命名為「應收票據」。

資料來源

  • "應收票據" 記錄,其來源自本章第三節「沖銷表單」中的 4 個欄位,分別為「票據沖銷」、「票據號碼」、「兌現日期」與「兌現否」等欄位。
  • 當在「沖銷表單」中輸入上述欄位時,代表有收到一張票據,這張票據資料將自動轉為本章節中所述的「應收票據」記錄。

功能用途

  • 針對應收票據,當兌現後入帳於銀行存款時,將其標記為 "已兌現" 的作業。
     
  • 新版擴建功能:提供「銀行資金預估表」工具,可預估在某日期點之前(含該日),若 "應收票據" 與 "應付票據" 皆順利兌現後,銀行資金的結餘變化情況。

票據兌現

  • 直接勾選表中某一張票據記錄的「兌」現欄位選項即可,它代表的將此張票據標記為 "已兌現" 這個事實。

(下圖顯示某張票據已被勾選為「兌」現狀態)

◆ 資料範圍:

  • 按下「範圍」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可以用複合條件方式限定應收票據的資料範圍。

◆ 查詢單據:

  • 按下「查詢」按鈕(本章未截圖),即可出現「查詢欄位」與「查詢內容」窗格,可在此指定欄位並輸入內容進行查找,找到時會將票據號碼以閃動字體方式呈現。

第五節:廠商對帳(預設格式)

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「客戶對帳」

功能用途

  • 針對應付帳款,列印出 "付款對帳單" 與 "每月應付彙總表"。
  • 本區印出的對帳單,是系統預設的格式,用戶不能更改。

對帳單據

  • 進貨單:當向廠商買進貨品、物料時,需要支付給廠商款項,所以它是對帳單據來源。
  • 驗收單:當發包給加工廠進行製程外包工作時,需要支付款項給加工廠,所以它是對帳單據來源。

列印「對帳單」

報表用途:

  • 對帳單是做當廠商要求付款時,可羅列出所有需要對帳的單據憑證內容。

操作指引:

  • 請先依照下列欄位解說,指定好報表範圍與格式。
    • 「報表內容」欄位:請勾選「對帳單」這個選項。
    • 「交易幣別」欄位:指定要對帳的 "幣別" 種類,若空白表示全部。
    • 「廠商範圍」欄位:指定要印出的廠商範圍,每個廠商單獨一份,若空白表示全部。
    • 「結帳月份」欄位:指定要印出的結算月份,對帳單據來自於單據上的「結算月份」欄位。
    • 「報表格式」欄位:可印出「單排明細」、「雙排單頭」、「簽收單」三種格式如下三張預覽圖。
    • 其它加選項含意:
      • 「加印前期每一筆未結清月份」:印出 "前期每月未沖銷金額",否則只印出 "前期累計金額"。
      • 「顯示每單已打折扣數」:若某單有打折就加印該筆折扣金額,否則每單金額已扣除折扣。
      • 「單據應付金額為0不列印」:若某單應付金額為 0 就不印出來。
      • 「加印退貨參考表」:每份對帳單表尾加印出 "退貨品項清單"。
      • 「加總一」:額外印出有勾選的 "交易類別" 總計金額(總計貨單上 "交易" 類別)。
      • 「加總二」:同上述 「加總一」的含意。
      • 「加印簽收單」:每份對帳單表尾加印出 "簽收單"。
  • 以上欄位指定後,按下方「開始查詢」,即可印出報表。

報表示範:

  • 格式一:「單排明細」格式
    • 此格式將每一筆交易單號列印在左側,每一張單據的明細列印在右側。
    • 此格式利於與廠商進行每張單據明細內容的對帳。

圖示解說:

  • 圖中好像是前後三份不同廠商的對帳單連在一起,但實際印出在列表機上時會自動跳頁。
  • 圖示中間出現了對應於勾選「加印退貨參考表」後,提示出單據中的退貨金額

  • 格式二:「雙排單頭」格式
    • 此格式分為左右二側,只印出每一張交易單號與日期、金額,但不印單據明細內容。
    • 此格式利於節省紙張,做為提示與該廠商有那些交易單據需要對帳與付款。

  • 格式三:「簽收單」格式
    • 簽收單上只印出應付帳款總結金額。
    • 格式一與格式二若加選印出簽收單,可做為整份對帳單的 "總結封面"。

列印「彙總表」

報表用途:

  • 彙總表是做為向主管或財務入帳單位,羅列出每一筆廠商的應付帳款總金額。

操作指引:

  • 請先依照下列欄位解說,指定好報表範圍與格式。
    • 「報表內容」欄位:請勾選「彙總表」這個選項。
    • 「交易幣別」欄位:指定要對帳的 "幣別" 種類,若空白表示全部。
    • 「廠商範圍」欄位:指定要印出的廠商範圍,每個廠商單獨一份,若空白表示全部。
    • 「結帳月份」欄位:指定要印出的結算月份,對帳單據來自於單據上的「結算月份」欄位。
    • 「報表格式」欄位:指定本月雖然未交易,但未結清帳款的廠商,是否也要印出來。

(下圖是所印出的彙總表範例)


第六節:付款沖銷

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「付款沖銷」

功能用途:

  • 向廠商支付款項後,輸入付款記錄,進行 "沖銷應付帳款" 作業。

畫面指引

進入「付款沖銷」次能能後,即可開啟付款記錄簿,帳簿中存有每一個結帳月份中的每一筆沖銷記錄,畫面各區域介紹如下:

  • 左側區域:結帳月份區。
  • 右側區域:沖銷記錄訊。

輸入作業:

請依照下列操作,即可快速完成一筆沖銷記錄的輸入。

  • 步驟 1:按下方「新增」按鈕,即可突顯開啟出「沖銷記錄」表單。

  • 步驟 2:在表單中填入相關的沖銷記錄資訊,各欄位含意如下。
    • 「日期」:收到這筆款項時的日期。
    • 「沖銷月份」:這筆款項是要沖銷那一個結帳月份的應收帳款。
    • 「廠商代碼」:這筆款項是要沖銷那一個廠商的應付帳款。
    • 「沖銷幣別」:這筆款項的幣別符號。
    • 「退貨沖銷」:付款時,向廠商用退貨去扣扺款項的退貨金額(例如10,000,實收 8,000,退貨 2,000)。
    • 「折扣沖銷」:付款時,向廠商將款項打個折扣的折扣金額(例如 10,000,打 9 折,折扣 2,000)。
    • 「尾折沖銷」:收款時,向廠商將款項化為整數的尾數金額(例如 10,050,實收 10,000,尾數 50)。
    • 「款項稅額」:款項中有多少是發票稅額(例如 10,500,其中稅額 500)。
    • 「票據沖銷」:款項中有多少是支票金額(例如總數 10,000,其中支票有 8,000)。
    • 「票據號碼」:開給廠商的支票號碼。
    • 「兌現日期」:支票上的兌現日期。
    • 「兌現否」:支票是否已經被廠商拿去銀行兌現。
    • 「現金沖銷」:款項中有多少是現金(例如總數 10,000,其中現金有 2,000)。
    • 「專案代號」:這筆款項與那一個專案代號有關。
  • 步驟 3:各欄位輸入完成後,按下方「新增」按鈕,即可新增一筆沖銷記錄。

輔助操作:

  • 連結專案:
    • 按下「專案」右側三角型(下圖紅色箭頭處),可展開專案列表,從中挑選出專案代號,用以和沖銷記錄產生連結。

  • 查詢帳款情況
    • 按下「沖銷記錄表單」中左下方「帳款情況」按鈕,可即時的查詢該廠商的 "應付帳款月結表",該表中的資訊可用以輔助在沖銷記錄時的佐證參考。

  • 在所展開的 "應付帳款月結表" 中會秀出此廠商逐月累計變化的應付帳款結餘值,而且表中左側會將不同的 "幣別-月份" 區分出來,再按下各金額欄位值時就會在右側顯示該值是由那些單據所產生的清單(右表)

  • 例如:按下 2008/9 月的票據金額 -200,右表顯示該值是由 9/12 日的一筆沖銷記錄所產生。

  • 按下「範圍」按鈕,即可指定表中 "統計金額" 是以月份為單位,或是以年度為單位。

  • 例如下圖:是以年計方式呈現資料。

  • 沖銷文件:
    • 按下右上方文件區的「新增」按鈕(下圖紅色箭頭處),可以輸入與該筆沖銷記錄有關的相關文件,例如發票影本、支票影本等。
       
    • 跟單文件錄中可收錄各種多媒體文件(包含文字、圖片、聲音檔、影像檔等)。
    • 而其來源可以為手工輸入(或範本套用),或者是拷貝至 Word、Execl、文字檔、網頁內容等,幾乎所有可以被 Windows 操作出「複製」與「貼上」的來源皆可順利的做為來源。
      (範本是指操作用戶可預先製做好的一種常用的文件錄表格,當需要套用時可被引入再進行修改)
    • 你可將多媒體文件錄視為有如是在操作 Word 或 PowerPoint 一樣,任意的將各種媒體資訊貼上並進行編修再進行存檔。

(下圖展示正在新增某一筆收款記錄的跟單文件,其中可以包含有文字、圖片、表格等資訊)

(下圖展示可按下「文件摘要」欄位,重新叫出該份文件)

◆ 修改、刪除記錄:

  • 若要修改某筆記錄,點選想要修改記錄的「日期」欄位,當完成後按下「修改」即可存檔。
  • 若要刪除某筆記錄,點選想要刪除記錄的「日期」欄位,直接按下「刪除」即可清除。

◆ 逐月記錄顯示:

  • 點擊左表中的「月份」欄位,右表即可表列出以沖銷日期為索引的該月份的沖帳記錄。

◆ 逐年記錄顯示:

  • 按下左表下方「範圍」按鈕,可以選擇是要「逐年」或是「逐月」方式段落去索引沖帳記錄。

  • 例如下圖是以「逐年」方式顯示沖銷記錄。


第七節:應付票據

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「應付票據」

應付票據:

  • 定義:在財務會計的觀念中,它會將各種與 "負債' 有關的數據,依照其性質與時機點,劃分為不同的科目去一一互相對應;在會計科目中,「銀行存款」意指在銀行戶頭中的存款餘額,「應付票據」意指開出 N 張支票但尚未被兌現的總額;當開出票據支付給廠商當時,銀行存款尚未發生變化,唯有票據被廠商兌現後才會扣減其金額,且兌現時必須製作一張傳票,傳票中的「應付票據」記載於「借」方,而傳票中的「銀行存款」記載於「貸」方;如此的作用是在反應該時機點下的資產與負債科目的變化情況,當付款時交付一張支票,雖然代表總體的負債增加,但資產並沒有改變,因為它只是支票尚未被兌現掉銀行存款,所以是在負債的「應付」分類下,唯有在正式被兌現扣減掉「銀行存款」科目時,才是真實的資產反應,所以在會計作業中將所支付的支票命名為「應付票據」。

資料來源

  • "應付票據" 記錄,其來源自本章第六節「沖銷表單」中的 4 個欄位,分別為「票據沖銷」、「票據號碼」、「兌現日期」與「兌現否」等欄位。
  • 當在「沖款沖銷」表單中輸入上述欄位時,代表有支付出去一張票據,這張票據資料將自動轉為本章節中所述的「應付票據」記錄。

功能用途

  • 針對應付票據,當兌現後扣減銀行存款時,將其標記為 "已兌現" 的作業。
     
  • 新版擴建功能:提供「銀行資金預估表」工具,可預估在某日期點之前(含該日),若 "應收票據" 與 "應付票據" 皆順利兌現後,銀行資金的結餘變化情況。

票據兌現

  • 直接勾選表中某一張票據記錄的「兌」現欄位選項即可,它代表的將此張票據標記為 "已兌現" 這個事實。

(下圖顯示某張票據已被勾選為「兌」現狀態)

◆ 資料範圍:

  • 按下「範圍」按鈕(下圖紅色箭頭處),即可以用複合條件方式限定應付票據的資料範圍。


第八節:重計應收

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「重計應收」

功能用途

  • 針對「應收帳款」重新計算其結餘值。

雲端 ERP 會針對每一筆客戶,自動維護一份 "以月份為區隔" 的應收帳款月結表記錄,它的應用反應在客戶基本表列中的帳「表」和本章第一節中的彙總表上,這份應收帳款月結表是在開立出貨單據時自動產生,在正常情況下應該是正確的,但往往有時會因為特殊緣故而不正確,例如主機電腦故障、檔案磁區毀損、程式碼BUG、其它不明原因等情況下;當系統再次恢復正常時,為了修正可能的錯誤,可執行本單元功能,恢復其正確性。

修護方式一(全部客戶)

  • 可選「全部客戶」進行修護,請指定應收帳款「月份」區間。

修護方式二(客戶範圍)

  • 可選定「客戶範圍」,請指定應收帳款「月份」區間。

開始修護

  • 按下「開始計算」按鈕後,就可執行修護工作。

修護結果

  • 修護過程的細節將顯示在晝面上。
  • 執行完畢時將突顯出 "已完成‧‧‧" 訊息。


第九節:重計應付

進入方式:主功能「帳款管理」→次功能「重計應付」

功能用途

  • 針對「應付帳款」重新計算其結餘值。

雲端 ERP 會針對每一筆廠商,自動維護一份 "以月份為區隔" 的應付帳款月結表記錄,它的應用反應在廠商基本表列中的帳「表」和本章第五節中的彙總表上,這份應付帳款月結表是在開立交易單據(進貨單、驗收單)時自動產生,在正常情況下應該是正確的,但往往有時會因為特殊緣故而不正確,例如主機電腦故障、檔案磁區毀損、程式碼BUG、其它不明原因等情況下;當系統再次恢復正常時,為了修正可能的錯誤,可執行本單元功能,恢復其正確性。

修護方式一(全部廠商)

  • 可選「全部廠商」進行修護,請指定應付帳款「月份」區間。

修護方式二(廠商範圍)

  • 可選定「廠商範圍」,請指定應付帳款「月份」區間。

開始修護

  • 按下「開始計算」按鈕後,就可執行修護工作。

修護結果

  • 修護過程的細節將顯示在晝面上。
  • 執行完畢時將突顯出 "已完成‧‧‧" 訊息。

  

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